Државен архив на Македонија

Државен архив на Македонија
Државен архив на Македонија
	Лого на Државниот архив
Податоци за органот
Надлежност	Влада на Македонија
Седиште	Скопје, Македонија
Вработени	298 (2015)
Раководител	Наташа Котлар-Трајкова. директор
Мрежно место
	arhiv.gov.mk

Државeн архив на Македонија (службено наречен: Државен архив на Република Северна Македонија; поранешна кратенка: ДАРМ) — државен архив на Македонија создаден во 1951 година. Од 1926 до 1941 година архивот е во склоп на Државната архива на Србија во Белград.

Историја

Со пројавувањето на потребата за прибирање и заштита на архивскиот материјал уште во текот на Втората светска војна на 3 мај 1945 година Министерството за народна просвета ја обелоденува намерата за формирање на Архив на Нароослободителното движење на Македонија во состав на Народната библиотека во Скопје. Оваа иницијатива не се реализирала од низа причини, но по кус период, со решението бр. 2543 од 31 мај 1946 година Министерството за народна просвета на НР Македонија оформува комисија задолжена за прибирање на архивскиот материјал. Комисијата започнала со активности, воглавно со вклучување на просветни работници чија задача била прибирањето на архивскиот материјал. Но ваквиот начин на работа не давал резултати. Во 1946 и 1947 година во прибирањето на архивскиот материјал се вклучуваат и новооснованиот Филозофски факултет и Институтот за национална историја.

Централниот комитет на Комунистичката партија на Македонија во 1949 година го создава Историскиот архив чија задача била да се собира и обработува архивскиот и мемоарскиот материјал поврзана со работничкото движење, Народноослободителната војна и Комунистичката партија на Македонија. Собраните материјали кој биле чувани од овој архив денес се во депоата на Архивот на Македонија.

Со донесувањето на општиот закон за државните архиви во Југославија во 1950 година на 6 јануари 1951 година Народното собрание на НР Македонија го усвојува Законот за државните архиви со кој е поставен темелот за создавањето на Архивот на Македонија (тогашен Државен архив на НР Македонија).

Канцелариски простории во Државниот архив на Република Македонија во Скопје

Со овој прв нормативен акт од областа на архивското законодавство во Република Македонија, не само што се постави основата за создавањето на Архивот на Македонија и неговите задачи, туку во истиот се одредува и создавањето на повеќе регионални архиви чија цел била поинтезивно да се собира, чува, заштитува и обработува архивскиот материјал која се создавала во институциите на новата држава, но и со цел потемелно да се зафатат со собирање и заштита на архивскиот материјал што ќе послужи за проучување на историјата на македонскиот народ. Во периодот од 1953 до 1960 година основани се и отпочнуваат со работа и девет регионални историски архиви кои во 1990 година со новиот Закон на архивски материјал влегуваат во составот на Архивот на Македонија како подрачни единици, и тоа во градовите: Битола, Куманово, Охрид, Прилеп, Скопје, Струмица, Тетово, Велес и Штип.

Веднаш по создавањето, Државниот архив на Република Македонија пристапува кон создавање на мрежа на архивски установи низ територијата на Република Македонија. Првично станува збор за архивски средишта при Народните музеи, за подоцна истите да прераснат во самостојни институции. Од 1990 година се врши интеграција на архивската служба во Македонија со што самостојните архивски установи низ Републиката стануваат подрачни одделенија.

Новата наменски изградена зграда е ставена во употреба од 1969 година.

Билатералната соработка, истражувањето и публикувањето се организирани само во централниот дел на Архивот. Во својот состав Државниот архив на Република Македонија има Лабораторија за конзервација и реставрација и Лабораторија за микрофилмување.

Централниот дел на Државниот архив на Република Македонија има надлежност над создавачите и имателите на архивскиот материјал од републички ранг.

Развој на архивското законодавство во Македонија

Паралелно со развојот на Република Македонија, надградувани се и архивската служба и архивското законодавство. Во периодот 1945-1971 г. преовладува сојузното архивско право над републичкото. Првиот позначаен пропис е Законот за државните архиви од 1950 г., врз чија основа се создаваат Државниот архив на НР Македонија и 9 околиски архиви. Во 1965 г. е донесен Законот за архивскиот материјал и архивите, според кој Државниот архив се преименува во Архив на Македонија, а околиските архиви во историски (меѓуопштински) архиви. Со овој пропис добро се регулирани прашањата: обврски на имателите; надлежности на архивите; предавање, откуп и користење на архивскиот материјал и сл. Во 1968 и во 1975 г. се донесени две упатства, со кои значително е унапредена практиката на одбирањето и евидентирањето на архивскиот материјал кај имателите.

Внатрешноста на Државниот архив на Република Македонија во Скопје

Во 1973 г. е донесен и Законот за архивска дејност. Со него се доразвива архивското законодавство, кое добива европски лик. Врз основата на Законот, во 1977 г. се донесени Уредба и Упатство за канцелариско и архивско работење на имателите. Како одраз на уставните реформи во Југославија и во Македонија, архивското законодавство на СР Македонија целосно се осамостојува и засилено се развива.

Паралелно со осамостојувањето на Република Македонија се изградува и современо архивско законодавство. Во 1990 г. е донесен Законот за архивски материјал (изменет и дополнет во 1995 г.). Во согласност со Законот, извршени се следниве промени: подобрен е статусот на архивскиот материјал; Државниот архив на Република Македонија се трансформира во интегрирана управна организација со 9 подрачни одделенија, кои го губат својството на правно лице, воспоставени се единствено управување, финансирање и кадровска политика, создадена е архивска инспекција. Имателите се должни да вршат редовно одбирање и евидентирање на архивскиот материјал и во таква состојба да му го предаваат на Архивот. Општите рокови за предавање на материјалот и за неговата достапност се 20 г. по создавањето. Со тоа Р Македонија се вбројува меѓу полибералните земји.

Врз основа на Законот, во периодот 1996-2005 г. се донесени неколку уредби и упатства, со кои се регулираат следниве прашања: канцелариското и архивското работење на имателите, заштитата на материјалот во воена и вонредна состојба, продолжените рокови за достапност и користење на материјалот, методологијата на стручната работа во организационите единици на Архивот итн.

Основна одлика на македонското архивско право е што претставува разработен и заокружен нормативен систем. Архивското законодавство значително влијае врз унапредувањето на архивската практика, како кај имателите така и во Државниот архив. Тоа денес ги следи светските насоки, особено во поглед на меѓународните архивистички стандарди и електронските документи.

На 26 јули 2012 година во Службен весник на Република Македонија објавен е новиот Закон за архивски материјал.

Надлежности и задачи на државниот архив на Република Македонија

Заштита на архивскиот материјал кај имателите

Една од позначајните обврски на Државниот архив на Република Македонија е редовното следење на состојбата со архивскиот материјал кај имателите односно создавачите. Овие задачи Архивот ги реализира преку Секторот за инспекциски надзор и заштита на архивскиот материјал кај имателите и средување и обработка на архивскиот материјал во чиј состав работат: одделението за заштита на архивскиот материјал кај имателите и средување и обработка на архивскиот материјал и одделението за инспекциски надзор со овластени инспектори.

Одделението за заштита на архивскиот материјал кај имателите врши евиденција и континуирано следење на создавачите и имателите на архивскиот материјал. Имателите се класифицираат во две категории - приоритетни и неприоритетни и се формира досие за секој имател одделно.

Информативни паноа во внатрешноста на Државниот архив на Република Македонија во Скопје

Посетите кај имателите и стручно-методолошката помош се состојат од: стручна помош во изработка на планови и листи, на архивски знаци на канцелариското работење, одбирање, евидентирање и прием на материјал и сл. За секоја посета се изработуваат записници од посетите, со констатирање на состојбите и мерки и рокови за отстранување на констатирани неправилности.

Класификацијата и валоризацијата кај имателот се врши преку донесувањето и примената на плановите на архивските знаци и листите на документарен материјал со рокови на чување како и листите на архивскиот материјал. За примена на плановите и листите Архивот издава согласност за нивна примена. Во Република Македонија, почнувајќи од 1968 година, е пропишан Општ дел, на планот и листи кој за сите иматели е ист и Посебен дел на планот и листите кој се изготвува според специфичната поставеност на имателот, која произлегува од нејзината функционална структура.

Евидентирањето на архивскиот материјал се надоврзува на одбирањето. Одбраниот архивскиот материјал од трајна вредност, согласно со листите, се евидентира аналитички, по пат на изработка на опис и попис.

За издвоениот документарен материјал, на кој му изминале роковите за чување, имателот изработува посебен лист и го информира Архивот, кој дава согласност за негово уништување. Согласно со утврдениот законски рок, имателот е должен да го предаде архивскиот материјал во Архивот во изворна, одбрана, средена и евидентирана состојба. Одделението за инспекциски надзор кај иматели за извршениот увид во состојбата со документарниот и архивскиот материјал, составува записник. Во записникот се даваат предлог-мерки што имателот е должен да ги преземе заради отстранување на утврдените недостатоци и пропусти со рокови за нивно спроведување. Ако при вршењето на инспекцискиот надзор, инспекторот утврди дека имателот сторил прекршок или кривично дело, поднесува барање до директорот на ДАРМ за поведување прекршочна или кривична постапка против одговорното лице.

Заштита на архивскиот материјал во архивот

Одделението за заштита на архивскиот материјал - депо, работи на прием на архивскиот материјал кој се врши по пат на: преземање од имателите, откуп, подарок, депозит и од архивски истражувања во архивите во странство.

Евидентирањето на архивскиот материјал во депоата на архивите во Република Македонија е според Упатството за единствено и задолжително евидентирање на архивскиот материјал и фондови во архивите во Република Македонија. Архивските фондови и збирки се класираат во 3 категории, во зависност од времето на настанувањето и значењето на архивскиот материјал.

Архивскиот материјал од депото се издава за: обработка и изработка на информативни помагала, техничко-технолошка заштита (микрофилмување, конзервација и реставрација и книговрзнички работи), користење, изложби и сл.

Заштитата на архивскиот материјал започнува со прием во Државниот архив, каде по преземањето се вршат заштитни мерки: обеспрашување, дезинфекција, микрофилмување, конзервација и реставрација.

Изложбен материјал во внатрешноста на самиот Државен архив на Република Македонија во Скопје

Превентивната заштита се состои во сместување и чување на архивскиот материјал во наменски изградени депоа, обезбедени од директна сончева светлина со регулирање на температурата и релативната влажност во приближни граници, според пропишаните архивистичките стандарди. Тие се состојат во регулирање на температурата и релативната влажност во граници што ги дозволуваат можностите на Архивот и дезинфекција на загадениот архивски материјал во специјална вакуум-комора и во лабораторијата за конзервација на документите што се реставрираат. Дезинфекцијата се врши во зависност од загаденоста што се утврдува врз основа на редовните микробиолошки анализи. Од добиените резултати се преземаат мерки за отстранување на причинителите на оштетувањата: дезинфекција на поединечни документи, одлепување на слепени листови, капење, белење, отстранување флеки, испирање, неутрализација по сув и мокар пат, сушење и рамнење, подготовка на лепила за рачна реставрација, зајакнување на документите со карбоксил метил и хидроксил метил целулоза, рачна реставрација и машинска реставрација и ламинација.

Микрофилмувањето се врши на средени и обработени фондови со изработени научно-информативни средства. Фондовите се микрофилмуваат на ленти и микрофиши, се проверува квалитетот на снимениот материјал на микрочитач и дезинтометар, а се вршат промивање и регенерација на постарите микрофилмски ленти.

Во книговрзницата се укоричуваат и се подврзуваат архивските книги и се изработуваат соодветни архивски кутии, за чување на архивскиот материјал во сите депоа на Државниот архив на Република Македонија.

Службата за техничка документација ја презема техничката документација од објектите од посебен интерес за Републиката (стратешки објекти). Преземената техничката документација се евидентира, се подготовува за снимање и се обработува снимениот материјал. Од снимениот материјал се изработуваат три вида микрофилм: негатив, позитив и дијазо.

Средување и обработка на архивски материјал

Заради единствен методолошки пристап во средувањето, евидентирањето и обработката на архивскиот материјал се користат општи и посебни стручно-методолошки упатства за работа. Општите упатства ја регулираат методологијата на одделни фази и процеси во работата, а посебните стручно-методолошки упатства ја регулираат методологијата на средувањето-обработката на поединечни фондови или збирки, или група фондови-збирки, начинот на евидентирањето и видот на научно-информативните средства што треба да се изработат.

Стручно-методолошките упатства ги содржат следните елементи:

Краток историјат на творецот на фондот (фондообразувачот)
Организациска поставеност и внатрешни реорганизации
Класификациски план со работна инструкција
Листи на архивскиот и документарниот материјал.

Изложбен материјал во внатрешноста на самиот Државен архив на Република Македонија во Скопје

Процесот на средување и обработка на архивските фондови се одвива во фази. Средувањето на архивскиот материјал се спроведува на сите фондови и збирки што се примени во несредена и неевидентирана состојба и опфаќа:

класификација, обработка, сигнирање и фолијација на архивските книги,
класификација на актите по фондови и години,
класификација на материјалот на одредена организациска единица (од најниската кон највисоката година) или класификација во рамките на секоја година,
внатрешна систематизација на списите во рамките на предметот, фолијација и конечна валоризација на архивскиот материјал - хронолошко или тематско средување, комплетирање и сл.
изработка на внатрешни описи на секоја архивска кутија - како составен дел на сумарниот инвентар, сумарен преглед на архивскиот материјал на целиот фонд, односно збирка и список на архивскиот материјал за конзервација и реставрација.

Средувањето на фондот завршува со изработка на сумарниот инвентар за фондовите и збирките што не се од особено значење, а позначајните фондови и збирки се обработуваат. Обработката на архивскиот материјал опфаќа изработка на куси содржински податоци за секој поединечен документ во вид на регест, аналитичен инвентар и водичи низ микрофилмуваниот архивскиот материјал. Регести се изготвуваат за фондовите до 1918 година, за периодот на национално-ослободителното движење (1941-1944) година, семејни и лични фондови и фондови на револуционери. За останатите значајни фондови се изработува аналитичен опис (инвентар) на предметите.

Аналитичен инвентар се изработува на предметите - архивските единици во концизно искажана содржина на предметот според хронолошки или азбучен редослед.
Регестот е концизно излагање на содржината на еден документ или предмет со податоци за надворешните особености (за мошне значајни и стари документи) со наведување на податоци за датата, адресантот и адресатот.

Елементи на опис:

Архивска сигнатура, која го содржи бројот на архивот, бројот на фондот (збирката), редниот број на пониската описна единица во фондот (или бројот на кутијата), реден број на предметот во рамките на пониската описна единица, реден број на документот во рамките на предметот и листови „од-до“ во континуитет, во рамките на пониската описна единица (пример: 01.0159.0215.110/0215-0226).
Дата на настанувањето
Место на настанувањето
Наслов на предметот, односно документот
Адресант и адресат
Кратка содржина на предметот односно документот
Надворешни особини на документот - белешката за оригиналноста, јазикот, писмото, димензиите, бојата на мастилото и бројот на листовите.

Кај микрофилмовите се наведуваат и фондот, сигнатурата од микрофилмската збирка, бројот на снимките и (или) редните броеви на снимките од лентата. Водичите низ микрофилмуваниот архивскиот материјал се однесуваат на микрофилмуваните фондови донесени од истражувања во странски архиви и се изработени за да го упатат корисникот во содржинските податоци за одреден микрофилмуван фонд на најбрз начин. Тие се поткрепени со тематски, географски и именички регистри, со соодветните микрофилмски сигнатури.

На крајот од обработката на фондот се изработува историска белешка, кратка содржина на целиот фонд и се докомплетира досието на фондот. Работниот картон на фондот го следи движењето на фондот од неговиот прием во Архивот до конечната обработка и преземените интервенции на фондот - микрофилмување, конзервација и реставрација.

Истражување користење и публикување на архивскиот материјал

За да се дополнат архивските фондови со кои располага Државниот архив на Република Македонија, се остварува истражувачка дејност за откривање, евидентирање и снабдување на документи што се наоѓаат во приватна сопственост или во разните архиви, библиотеки и други установи во повеќе земји.

Во земјава истражувањето се изведува со ангажирање на архивисти од Државниот архив на Република Македонија, така што со можните иматели се води преписка, се остваруваат лични контакти и се договараат условите под кои може да се остапи архивскиот материјал што е во приватна сопственост. Во странство одделно внимание се посветува на склучувањето на билатерални договори за соработка со соодветните архивски служби во земјите каде што постои интерес за обострано истражување. Досега Државниот архив на Република Македонија има склучено договори со архивските центри во Бугарија Турција, Полска, Австрија, Словенија, Русија, Италија, Србија, Црна Гора и др.

По истражувањата во земјава се организира приемот на архивскиот материјал во Државниот архив на Република Македонија. Користењето на архивскиот материјал во Државниот архив на Република Македонија е регулирано со Законот за архивски материјал и други акти на Архивот, како и со роковите и условите утврдени меѓу имателите на материјалот и Државниот архив на Република Македонија при нејзиниот прием. Архивскиот материјал може да се користи, ако фондовите и збирките што се интересни за корисниците, се во средена или архивистички обработена состојба. Во принцип се користат копии од материјалот (ксерокс-копии или микрофилмови). Државниот архив на Република Македонија во сите објекти има наменски простории - читални за користење на материјалот. Користењето на архивскиот материјал во Државниот архив на Република Македонија се покренува со поднесување на Пријава за користење на архивски материјал, во која покрај личните податоци се пријавува и темата. Изборот на архивскиот материјал се врши преку преглед во научно-информативните средства за материјалот. Во моментот, изборот на архивскиот материјал може делумно да се направи преку Информацискиот систем на Архивот. Барањето за користење на архивскиот материјал се заснова на насловот или на збирката и сигнатурата.

По барање на корисниците се врши копирање (ксерографирање, фотокопирање, микрофилмување или скенирање) на материјалот што ги интересира. За секој корисник на архивски материјал се оформува досие во кое се содржани пријавите за користење, заемните листови и барањата за копирање.

Публикувањето на архивскиот материјал се одвива во согласност со издавачката политика на Архивот. Главна определба е објавувањето на архивскиот материјал што се наоѓа во Архивот во оригинал или пак е донесен репродуциран од истражувањата во странство. Планирањето првенствено ги следи утврдените серии (турски, англиски, австриски и други) на документите за историјата на македонскиот народ и одбележувањата на значајни јубилеи на Република Македонија и на значајни личности од националната и месната историја.

Предлозите за објавување потекнуваат од архивските работници и други научни работници. За прифатените трудови се избираат двајца рецензенти - експерти за областа и периодот, чии мислења се значајни во дефинитивното печатење.

Организациска и функцонална поставеност на Државниот архив на Република Македонија

Државниот архив на Република Македонија сопствената организациско-функционална поставеност ја црпи според природата на работите и функциите што се стандардни и карактеристични за еден современ архив. Такви се следните функции:

управување и раководење со Архивот;
вршење инспекциски надзор и давање стручна помош во заштитата на архивскиот материјал што настанува кај имателите;
заштита на архивскиот материјал во Архивот;
средување и обработка на архивските фондови и материјал во Архивот;
организирање служба за информации, достапност и користење на архивскиот материјал во специјализирана читална;
истражување на архивски материјал во земјата и странство;
публикување на архивски материјал и научно-информативни средства;
презентација и популаризација на архивскиот материјал;
изградување единствен информациски систем на ДАРМ;
организирање општа служба за правни, кадровски, финансиски, канцелариско-архивски и безбедносни работи.

Оттаму и организациската поставеност на Државниот архив на Република Македонија произлегува од групирањето на гореспоменатите функции и дејности според својата функционална сродност и поврзаност.

Управување и раководење со Државниот архив

Приказ на хиерархиската поделба на Државниот архив на РМ

Државниот архив на Република Македонија има статус на управна организација во рамките на државната управа на Република Македонија. По вертикална линија Државниот архив е непосредно поврзан со Владата на Република Македонија и на неа и е одговорен. Со Државниот архив раководи државен функционер - директор. Низ своето постоење архивот имал повеќе директори Тодор Талески (1951-1960), Димче Стојанов - Мире (1960-1978), Александар Алексиев (1978-1987), Благој Михов (1987-1990), Борислав Наумовски (1990-1992), Проф. д-р Симон Младеновски (1992) Д-р Киро Дојчиновски (1992-1998), Проф. д-р Зоран Тодоровски (1999-2002), Проф. д-р Атанас Вангелов (2002-2005), М-р Сашо Јанкуловски (2005-2006), Проф. д-р Зоран Тодоровски (2006-2015), Д-р. Филип Петровски (2015-2017), Кирил Петров (2017-).

Директорот на ДАРМ располага со големи овластувања во поглед на претставувањето и целокупно функционирање на ДАРМ. Директорот има свој заменик.

За одделни организациски и стручни прашања, на директорот му помага советодавно тело - Стручен колегиум. Во работата на Стручниот колегиум учествуваат раководителите на основните и внатрешните организациони единици.

Со основните организациони единици раководат раководители на сектори. Со внатрешните организациони единици раководат раководители на одделенија. Со подрачните одделенија на ДАРМ раководат раководители на одделенија.

За разгледување прашања од стручно-научен карактер, во Архивот постои Стручно-научен совет, во кој учествуваат и стручни и научни работници кои не се во работен однос со Архивот.

Одделенијата на ДАРМ, со седишта во следните градови: Битола, Скопје, Прилеп, Куманово, Велес, Струмица, Охрид, Штип и Тетово, немаат својство на правно лице и претставуваат дислоцирани организациони единици на Државниот архив коишто извршуваат архивски функции на одредено територијално подрачје од неколку општини.