Архивски знаци

Архивски знак — поим во архивистиката кој означува ознака на досието утврдена при сместување на предметот.

Видови на архивски знаци

Архивските знаци се поделени на општ и посебен дел. Во општиот дел се опишани следниве видови на знаци:

• основање, организација и развој,
• управување и раководење,
• канцелариско-архивски, правни и општи работи,
• човечки ресурси,
• финасиско и материјално работење,
• одбрана и безбедност,
• електронски систем и автоматска обработка на податоци.

Основање, организација и развој

0101 — Документи/записи за основање, регистрација и статусни промени (одлука за основање, договор за основање, пријава за упис и сл.), општи акти кои произлегуваат од надлежноста и дејноста на имателот (колективни договори, статути, правилници, упатства и сл.), акти за организација, интеграција, трансформација, ликвидација, акционерска книга и сл;

0102 — Програми и планови за работа и развој (перспективни, годишни, периодични), Извештај за работењето на имателот (годишни и периодични);

0103 — Анализи, елаборати, студии, информации и сл. за работата и дејноста на имателот;

Управување и раководење

0201 — Акти, материјали и записници од работата на органот на управување (Собрание, Собир на содружници, Совет или други органи) и материјали што произлегуваат од донесените одлуки;

0202 — Акти, материјали и записници од работата на извршниот орган (Управен одбор, Извршен одбор, Одбор на директори или друг орган) и материјали што произлегуваат од донесените одлуки;

0203 — Материјали и записници од работата на надзорните органи (Надзорен одбор, ревизор и сл.);

0204 — Акти и материјали од работата на раководниот орган (функционер, управител и сл.);

0205 — Материјали од работата на стручните и советодавните органи (Колегиум, Стручен колегиум и сл.);

0206 — Материјали и записници од работата на постојани и повремени комисии;

0207 — Изборни материјали на органите на управување;

Канцелариско-архивски, правни и општи работи

0301 — Книги за основна евиденција на документите во канцелариското работење (деловодници, уписници, и сл.) и помошни книги за евиденција (книги за печати и штембили, книги за реверси, регистри, попис на документи/записи, доставни книги и сл.);

0302 — Преписка (расписи, писма од информативен карактер, покани за седници и состаноци, предлози, издавање на уверенија и потврди, одлуки, известувања и писма добиени од други правни или физички лица, барања на услуги и сл.), записници за извршено примо-предавање на работите и должностите;

0303 — Евиденции и документи во врска со канцелариското и архивското работење: План на архивски знаци, Список на архивски материјал и Список на документарен материјал со рокови на негово чување; Попис и опис на архивскиот материјал; Попис на документарниот материјал предложен за уништување, барање на согласност за уништување и решение за негово уништување; материјали во врска со чувањето, заштитата и користењето на архивскиот материјал кај имателот; записници за примопредавање на архивскиот материјал;

0304 — Записници, решенија и преписка за извршениот инспекциски и стручен надзор;

0305 — Статистички извештаи и прегледи (годишни и периодични);

0306 — Правни работи (евидентни книги, тужби, жалби, приговори, полномошна, полиси, налози, опомени, решенија, рекламации, барања, преписка и сл.);

0307 — Договори: за деловно-техничка соработка, за техничко-технолошки иновации и унапредувања, за услуги и сл;

0308 — Акти и материјали за имотно-правни работи (договори решенија, спогодби, техничка документација, согласности, дозволи, имотни листови и сл.);

Човечки ресурси

0401 — Материјали во врска со распишување и спроведување на конкурс-оглас (одлуки за распишување, записници на комисијата, известувања, приговори и сл.);

0402 — Матични книги и досиеја на вработените (пријави и одјави на вработени, договор /решение за засновање работен однос, одлуки за засновање и престанок на работен однос, решенија за распоредување на работа, за минат труд, годишен одмор, отсуства, боледување и сл.);

0403 — Книги за евиденција, планови, програми и материјали за стручно образование и оспособување на работниците, специјализација, стипендирање и сл;

0404 — Материјали и акти во врска со одговорноста на работниците (барања за покренување постапка, решенија за формирање на комисија, покани, записници од сослушувања, изјави, извештаи за проценки, решенија за изрекување мерки и приговори);

0405 — Преписка во врска со остварување права од работен однос;

Финансиско и материјално работење

0501 — Годишна сметка, Годишен финансиски извештај, финансиски планови;

0502 — Прописи и упатства за финансиско и материјалното работење;

0503 — Евиденции и документи за финансиското работење за буџетски корисници — Деловни книги на буџетите и буџетските корисници: (дневник, главна книга (книга на приходи и расходи и книга на средствата, обврските и изворите на средствата) и помошни книги (аналитичка евиденција: книга на влезни сметки, книга на излезни сметки, книга за набавки, книга (попис) за инвентарот, книга (попис) на капиталниот имот, книга за јавниот долг, книга за благајна, книга на побарувањата и обврските и книга на изводи на сметката); Сметководствени документи врз основа на кои се внесени податоците во деловните книги; Исправи што се однесуваат на платниот промет; Продажни и контролни блокови, помошни пресметки и слични исправи;

0504 — Евиденции и документи за финансиското работење за даночни обврзници: Трговски книги, сметководствени документи, записи и пописи, белешки за применети сметководствени политики и други документи во врска со организацијата; Деловни писма и кореспонденции, Сметки за книжење, Други документи доколку имаат значење за оданочување; Евиденции за готовински промет (денарска и девизна благајна);

0505 — Евиденции и документи за финансиското работење на непрофитни организации: Дневник; Главна книга; Помошни книги (аналитичка евиденција); Сметководствени документи врз основа на кои се внесени податоците во деловните книги; Исправи што се однесуваат на платниот промет; продажни и контролни блокови, помошни пресметки и слични исправи;

0506 — Биланси, конечни пресметки на плата на работниците и учество во добивката, исплатни листи на плати и учество во добивката; картони за плати и пријави на податоци за утврдување на нето плати и стаж на осигурувањето; договори за долгорочни заеми и кредити;

0507 — Досиеја за јавни набавки;

0508 — Преписка за финансиско и материјалното работење;

Одбрана и безбедност

0601 — Акти и материјали од работата на органите на управување и раководење во врска со одбраната и безбедноста (упатства, одлуки, решенија, наредби, извештаи, анализи, сертификати, информации и сл.);

0602 — Евидентни книги за одбраната и безбедноста (посебен деловодник за документи со степен на класификација);

0603 — Плански документи за спроведување на подготовки за одбраната и безбедноста;

0604 — Записници од инспекцискиот надзор во врска со одбраната и безбедноста;

0605 — Материјали во врска со мерките за посебна заштита на архивскиот и документарниот материјал;

0606 — Преписка во врска со одбраната и безбедноста;

Електронски систем и автоматска обработка на податоци

0701 — Документација и преписка за изградба и функционирање на електронски систем (спецификација, идеен и главен проект, атести, сертификати, лиценци, одржување, надградба, обуки, упатства, препораки, извештаи и сл.);

0702 — Документација и преписка за чување и заштита на електронски документи (резервни заштитни примероци, пренесување и сл);

Посебен дел

Посебен дел се пополнува согласно организационата структура на имателот на архивскиот материјал по сектори и одделенија или кај приватни иматели со посебна структура.

Поврзано

• Архивско работење
• Деловоден протокол

Надворешни врски

• Образец за план за архивските знаци — портал „Академик“
• Правила за архивско работење Архивирано на 16 јули 2015 г. — портал „Правдико“