Опис и попис (архив)

Опис и попис — единствени методи за извршеното одбирање на архивскиот од документарниот материјал од страна на имателите при што се евидентира архивскиот материјал, што настанал во текот на една година и истиот се попишува комисиски најдоцна до 31 март наредната година. Пред попишувањето и опишувањето на архивскиот материјал комисијата утврдува дали целокупниот архивски материјал е на лице место, потоа материјалот се средува според архивските знаци, а внатре според основните броеви и датуми од деловодникот.

Опис на документот

Изглед на образецот бр.9

Пописот и описот на архивскиот материјал (Образец бр. 9) е со формат 210x297 мм и ги содржи следните рубрики:

• назив на имателот на архивски материјал;
• година од која потекнува;
• реден број;
• архивски знак и деловоден број на документот/записот;
• опис на документот/записот;
• број на листови
• физичка состојба на материјалот и
• забелешка.

Задолженија

Пописот и описот на архивскиот материјал се составува најмалку во три примероци од кои еден се доставува до Државниот архив на Република Македонија најдоцна до 31 март, додека другите два примероци се чуваат кај имателот. За да се обезбеди доверливост, архивскиот материјал со степен на класификација се евидентира посебно. Пописот и описот на архивскиот материјал со степена класификација во рубриката „архивски знак и деловоден број на документот/предметот” содржи кратенка за степенот на класификација.