Интранет

Дефиниција

Интранетот е генерички термин за собирање на приватни компјутерски мрежи во рамките на една организација. Интранетот ги користи мрежните технологии како алатка за да се олесни комуникацијата помеѓу луѓето или работните групи, да се подобри способноста за споделување на податоци и целокупното знаење на вработените на една организација. Интранетот ги користи стандардните мрежни хардвер и софтвер технологии како што се Ethernet, WiFi, TCP/IP, прелистувачи и опслужувачи. Интранетот на една организација обично вклучува Интернет пристап со заштитен ѕид за да се спречи директен пристап на компјутери од надворешната средина. Честа наставка на Интранетот е Екстранетот кој го отвора овој ѕид за да се обезбеди контролиран пристап до аутсајдерите. Многу училишта и непрофитни групи го применуваат, но сепак Интранетот се гледа првенствено како корпоративна продуктивна алатка. Едноставниот Интранет се состои од внатрешен е-пошта систем, а може да вклучи и одбор за услуги со пораки. Пософистицираниот Интранет вклучува мрежни места и бази на податоци кои содржат корпоративни вести, форми и персонални информации. Покрај е-пошта и групните апликации, Интранетот генерално ги вклучува внатрешните мрежни места, документи и базите на податоци.

Бенефиции на Интранетот

Повеќето од денешните современи бизниси ја присвојуваат Интранет технологијата поради нејзината конкурентска предност при справувањето со корпоративните информации кои се од суштинско значење за секој бизнис. Разните Интранет бенефиции воглавно можеме да ги класифицираме под:

• Комуникација: Интранетот е исклучиво корисен за комуникација и соработка помеѓу вработените за успешно функционирање на секоја бизис организација. Ваквата корисност која Интранетот ја нуди на бизнисите е претставена во форма на алатки како на пр. групи за дискусија, Интранет форми и огласни табли. Користењето на Интранет алатките помага во пренесување и дисрибиција на потребните информации или документи помеѓу вработеите на една организација.Ова пак резултира во едне лесен комуникативен однос меѓу вработените и врвниот менаџмент. Денес, многу деловни куќи кои работат на планирање и израборување на проекти, ги користат Интранет алатките, разните форми за дискусија, чатови, електронски пораки, електронски огласни табли итн. кои значително помагаат во комуникацијата помеѓу различните департмани и одделенија на една организација.
• Заштеда на време : Сите бизнисија знаат важноста на временскиот фактор. Користењето на Интранет технологијата овозможува да се дистрибуираат вредни информации помеѓу вреботените на еден релативно брз и ефикасен начин. Интранетот заштедува време токму преку интерактивноста т.е. вработените можат да дојдат до посакуваните информации во она време кое им одговара, наместо да испраќаат е-поштаови и да чекаат повратни одговори.
• Продуктивност: Интранет технологијата обезбедува брзи информации до сите вработени и им помага да ги извршуваат своите различни обврски со одговорност. Секој вработен може да пристапи до било кој податок од било кој база на податоци во организацијата, без никиаква загуба на и така ограниченото време. Формираните тимови кои работат на разни проекти може да соработуваат лесно, разменувајќи идеи и знаења, а притоа обезбедувајќи побрзи и подобри резултати.
• Намалување на трошоците: Важна корисност на Интранетот е тоа што е рентабилен т.е. cost effective. Ова може да се припише на фактот дека работи без употреба на хартија. Бидејќи Интранетот го поддржува он-лајн издаваштвото, автоматски со тоа ги намалува трошоците за принтање и дистрибуција. Сите документи на организацијата можат да се објават преку Интранетот со користење на мрежни места, во споредба со трошењето пари за печатење на истоимените документи. Користењето на Интранет исто така резултира и во намалување на трошоците за корпоративна обука, како и за административни и оперативни цели.
• Зголемена соработка: Тоа што Интранетот им овозможува на сите вработени лесен пристап до корпоративните податоци, значително помага да се формираат работни тимови во рамките на организацијата. Исто така, одредени содржини на Интранетот како на пр. секција за декларација, помошно биро, FAQ, прирачник за вработени, итн. претставуваат помагала во соработката меѓу вработените.
• Инкорпорирана и дистрибуирана компјутер-средина: Интранетот поддржува активна дистрибуција на складираните информации преку различни типови на оперативни системи и компјутерси видови, преку кои вработените имаат пристап до корисни информации.
• Богат формат: Интранетот и дозволува на вработените да разгледуваат документи преку апликации во богат формат, вклучувајќи и аудио и видео записи. Исто така и мултимедијални програми можат да се користат преку корпоративниот Интранет, овозможувајќи подобра комуникација и побрзо патување на корисни информации.

Покрај овие предности, Интранетот исто така промовира корпоративна култура преку едно информативно гледиште. Помага во одржувањето на добра комуникација помеѓу различните одделенија и го олеснува брзото и навремено надополнување на различните операции. Исто така, обезбедува телеконференциски софтвер за интерактивна комуникација во рамките на целата оргаизацијата. Споведувањето на Интранет во една бизнис организација придонесува за значително намалување на времето и финансиските ресурси на едне подолг рок. Токму и поради овој факт, вклучувањето на Интранет претставува неопходност, наместо луксуз за повеќето бизниси.

Планирање и создавање на Интранет

Повеќето организации посветуваат значителни ресурси при планирањето и спроведувањето на нивниот Интранет бидејќи се свесни од колкаво стратешко значење е за успехот на организацијата.

Некои теми кои се вклучуваат во процесот на планирање:

• Целите и намената на Интранетот
• Лица или департмани надлежни за спроведување и управување
• Функционални планови, информатичка архитектура, распоред на мрежни места, дизајн
• Распореди за имплеменација и фази на постојаните системи
• Дефинирање и спроведување на сигурноста на Интранетот
• Како да се осигура дека Интранетот е во рамките на законските граници и ограничувања
• Ниво на посакуваната интерактивност
• Дали внесувањето на нови податоци и ажурирањето на постојаните да биде централно контролирано или пренесено

Имлементацијата на Интранет вклучува чекори како што се:

• Обезбедување на поддршка и финансирање од страна на високиот менаџмент
• Анализа на бизнис барања
• Инволвираност на корисниците со цел да се идентификува нивата потреба за информации
• Инволвираност на корисниците во режим на испробување и промовирање на употребливоста на Интранетот
• Инсталирање на опслужувач и мрежи за кориснички пристап
• Инсталирање на потребните кориснички апликации на компјутерите
• Активно мерење и евалуација, вклучување и компаративна споредба со други постоечки Интранети итн.

Корисни компоненти на една Интранет структура:

• Клучниот персонал да биде насочен кон зачувување на содржината и одржување на Интранетот
• Друштвено вмрежување кое е корисно како еден feedback форум за корисници, да го посочи она што го сакаат од она што не го сакаат

Проблеми со постоење на корпоративен Интранет

Најчесто најголем проблем претставува убедувањето и уверувањето на врвниот менаџмент дека со постоење на Интранет во организацијата нема да дојде до разоткривање на корпорациски тајни и документи во јавноста. Втор проблем е да се убедат вработените да го споделуваат своето знаење со другите. Доколку на различните департмани им е дозволено да објавуваат документи на Интранетот, тогаш се појавува третиот проблем, а тоа е прашањето за сопственост. Потоа, постоењето потреба од дополнително финансирање и кадровско вработување за потребите на Интранетот најчесто сретнува отпор од страна на врвниот менаџмент итн.

Интранет хардвер и софтвер

Клиент/опслужувач мрежата е првата потребна компонента за корпоративен Интранет. Клиенти претставуваат компјутерите кои се поврзани меѓу себе со големобрзински кабли (ако се на локална мрежа или LAN) или по телефонски жици, фибер-оптички кабли, микробранови или сателити (доколку се на широко-просторна мрежа или VAN). опслужувачот е брз компјутер со голем тврд диск капацитет. Го содржи мрежниот оперативен систем кој е софтвер потребен за стартување на мрежата, а исто така содржи и заштитен ѕид и софтвер пребарувач.

Web софтверот му овозможува на опслужувачот да го подржи HTTP за да може да разменува информации со клиентите. Firewall софтверот обезбедува безбедност потребна за да се заштитат корпоративните информации од надворешниот свет. Browser софтверот овозможува користење на хиперврски за да се оди од едно до друго место во документот, или да се преминува во сосема други документи.

Претходно споменатите три се софтверски пакети потребни за корпоративниот Интранет, но покрај овие, можат и други функции да се обезбедат со додавање на софтвер за Интернет пристап и пребарување, потоа пишување и објавување на документи, соработка и конференции, архиви на бази на податоци и управување на ограничениот пристап до документи.

Креативни идеи за промоција на корпоративен Интранет

Промоцијата на еден Интранет е процес без крајна точка. Од денот кога е ставен во употреба па сè до неговото евентуално пензионирање, тој мора постојано да се рекламира пред персоналот. Без ова, голем процент од вработените не би биле запознаени дека воопшто постои Интранет во организацијата, други не би ја препознале целосната вредност и употребливост на Интранетот или пак оние кои го користат, би користеле едне назначителен дел од страната.

• Лансирање на Интранет

Најдобро време да се подигне профил на Интранетот е токму на самиот почеток. Интранет лансирањето може да преземе многу форми, и големи и мали. Таканаречениот “биг банг” приод најдобро служи кога Интранетот е во можност да испорача високо ниво на генерираните очекувања.

• Дефинирање на целите на Интранетот

Дефинирањето на јасен и осмислен сет на цели е важна основа за какви било промотивни активности. Постоењето на цели дозволува да се артикулира одговорот на прашањето “За што служи интранетот?”. Како и кај промоцијата на било кој произвот, и тука од суштествена важност е да се има јасна порака.

• Роденденски прослави

Одбележувајќи ја годишнината од првобитното лансирање на Интранет страната претставува идеална можност за доследна промотивна кампања.

• Презентации

Видливоста на Интранетот мора да се одржува на секое ниво. За управната и извршната власт во организацијата, токму презентациите се најчесто најефикасниот начин да се покрие Интранетот на едно повисоко ниво, да се објаснат конкретни иницијативи или можеби негова нова финкционалност.

• Е-пошта врски до Интранетот

Еден доста делотворен маркетинг метод е да се заменат е-пошта атачменти од глобалната е-пошта порака со врски до соодветна страна на Интранетот.

• Употреба на тимот за комуникации

Оваа група на вработени се употребува како ресурс за промоција, а и за понатамошна зголемена употреба на Интранетот.

• Брошури

Секој Интранет треба да биде поддржан со едноставна брошура која ги нагласува клучните одлики и предности проследени со екран снимки и URL адреси.

• “Што е ова” е-пошта-ови

Додека нови содржини може постојано да се додаваат на Интранет страната, постои можност вработените воопшто да не се запознаени со ова доколку не ја посетуваат редовно главната страна на Интранетот или делот “Што е ново” поради ова, се праќаат е-пораки за да вработените постојано бидат запознаени со најновите информации.

• Автоматско појавување на главната страна

Низ целата организација, главната страна на секој пребарувач треба автоматски да води до почетната страна на Интранетот.

• Меморандуми и визит карти

Интранетот треба да биде наведен на секој принтан материјал во рамките на организацијата.

• Трикови и новитети

Голем број на промотивни производи се користат за да се зголеми свесноста за Интранетот како на пр. маици, балони, налепници, итн.

• Миграција на клучни апликации

Со миграција на клучните апликации, вработените се принудуват да пристапат кон Интранетот.

• Акроним-пронаогач

Повеќето организации во денешно време се пренатрупани со акроними и жаргони кои се неразбирливи за новиот, но и за искусниот кадар. Оваа пречка организацијата лесно ја решава со имплементирање на едноставен акроним-пронаогач поставен на Интранетот.

• Тренирање на вработени

Иако Интранетот и изграден користејќи стандардна веб технологија и лессен пристап преку пребарувач, сепак ова не ја елиминира потребата од професионален трениниг.

• Индукција на персонал

ВклучувајќИ еден значаен дел на Интранетот посветен на материјалите и активностите за индукција на персона лот, новите вработени се обучуваат да го гледаат Интранетот како примарен извор на информации.

• IT помошен оддел

Поставувањето на IT помошен оддел претставува значаен сојузник во зголемувањето на Интранет употребата.

• Именување на Интранет

Имајќи впечатливо и незаборавно Интранет име е одличен начин за промоција. Името му дава јасен идентитет на Интранетот, а во исто време и прави полесно да може да се споменува во документи и при разговори.

• Обезбедување на телефонска поддршка

Нудењето на неограничена телефонска поддршка може на прв поглед да изгледа застрашувачки за било кој Интранет тим, но тоа всушност претставува еден долг пат за отстранување на голем број бариери при употреба на персоналот.

• Максимизирање на вредноста на главната страна

Интранет главната страна е највредниот асет на целото мрежно место. И токму со максимизирање на вредноста на почетната страна, севкупната Интранет употреба може да биде зголемена.

Позиционирање и брендирање на Интранет

Еден од најважните начини за тоа како една агенција може да влијае врз развојот на Интранетот кај нејзините клиенти, е токму со фокусирање на тоа како компанијата ќе го брендира и позиционира Интранетот до своите вработени. Честопати, некои компании претпоставуваат дека нивните вработени имаат добро разбирање за она што се случува во рамките на компанијата. Но, всушност во практиката се покажува поинаку. Токму вработените се тие со недостаток на голема слика за целите на нивната компанија. Овој факт може да предизвика конфузија за тоа зошто компанијата се движи кон некоја насока или зошто се донесуваат некои одлуки. На истиот начин на кој многу агенции се вклучени во создавањето на корпоративни билтени, со истото стратешко размислување треба да се вклучат и во развојот на Интранетот. Водење на корпоративната визија, комуницирање на брендот и позиционирањето на компанијата мораат да бидат ставени во умот на вработените и на пазарот. Токму Интранетот е одлично место за тоа.

Одржувањето на доследност на пораката и бренд сликата низ целиот корпоративен Интранет, помага при одржувањето на работниот морал и фокусираност. Со едноставно објавување на маркетинг делчиња и издадени статии на Интранетот, се овозможува да кружи една јасна и разбирлива порака низ целата организација. Дозволувајќи им на вработените на поставуваат прашања и да комуницираат помеѓу различните департмани, исто така има голем придонес во мотивирањето и образовањето на работниот кадар. Интранет заснованите анкети кои вклучуваат инпут од вработените демонстрираат дека сепак менаџментот ги цени различните идеи и перспективи низ целата организација. Една нагласена и дефинирана работна околина може да обезбеди поширок поглед на она што се случува во компанијата, како и да покаже на кој начин поединечните постигнувања се признаваат и наградуваат. Овие видови на идеи многу често не се земаат предвид кога се работи за Интранетот т.е. кога Интранетот се дизајнира. Токму затоа, една јасна перспектива на агенцијата одговорна за Интранетот може да поттикне поголема визија за тоа како корпоративниот Интранет би влијаел на целата организација. Може многу да се придобие доколку агенцијата се вклучи во развојот на корпоративниот Интранет. Ова учество може да биде ограничено како на пр. давање на совети или обезбедување на распоред за изгледот, но може да биде и во едни пошироки граници како на пр. водење на целиот проект.