Личен архивски фонд

Личен архивски фонд претставува збир на документи кои се органски произлезени од дејноста на едно лице.

Историјат

Терминологијата поврзана со архивскиот материјал, која настанува во работата надвор од државната администрација, во пракса е неиздиференцирана. За овој вид материјал,во пракса, се употребуваат повеќе називи,најчесто синоними,кои настанале во различно време и во различни општествени системи. Иако најчесто можат да се слушнат термините „збирка“ и „ приватна архива“, со што всушност се одредува потеклото,а се занемарува видот на материјалот, и за личниот фонд можат да се слушнат најразлични називи. Такви се:хартија,архив,наследство,приватна збирка, лична збирка,личен фонд итн.Ваквата неиздиференцираност се одразува врз работата на архивите во пракса. Имено, се јавува дури и целосна забуна при влезот на новиот материјал и тоа најчесто при неговиот откуп од страна на архивите.За да може со самиот термин да се изрази вистинската содржина на материјалот да се обработи согласно утврдените принципи кои го овозможуваат неговото полесно користење ,треба да се разликуваат термините „личен фонд“ и „збирка“. Веќе општата дефиниција на фондот , дадена во 1841 година од страна на француското Министерство за внатрешни работи,содржела дефиниција за личниот фонд,што говори за значењето кое се придавало на овој вид материјал. Но, што се однесува до вредноста на истиот, како и секој материјал кој настанува во приватна сопственост, уште долго се воделе полемики.Кон крајот на 19 век и почетокот на 20 век, сè уште се правела разлика помеѓу приватните архиви и архивите на јавните институции. Подоцна, сè поголем број на теоретичари на западните земји , при изработка на поимот “архивски материјал“ се придавало поголемо значење на приватните архиви. Така,американскиот теоретичар Теодор Рузвелт Шеленберг, заклучил дека архивскиот материјал е оној пишан материјал на некоја јавна и приватна установа,кој се смета за вреден за трајно чување заради информативна и научно-истражувачка цел, сместен во архив или избран за да се смести во архив. Од друга страна, според Ернестин Лежур,семејните, личните архиви имаат практично и историско значење , па анализирајќи за кои гранки на науката во нив можат да се најдат податоци, истакнува дека приватните архиви се вистински рудници на податоци. Заради ваквите оцени на вредноста на приватните архиви,се сметало дека истите треба да се чуваат , за потоа да се развие друга полемика за местото на чување (архив,семејство или на друго место).

Средување на лични фондови

Личните фондови како и нивното средување имаат исклучителна важност во архивското работење.Во таа смисла,односно за да можеме да говориме на оваа тема, потребно е најпрвин да го дефинираме поимот за личен фонд. Личниот фонд претставува збир на документи кои се органски произлезени од едно лице. . Личниот фонд треба да има одреден обем, за да го расветлат животот и дејноста на фондообразователот.Фондот може да содржи повеќе видови архивски материјал, според неговото потекло.Така, доколку во фондот се најде архивски материјал кој го собирал фондообразователот како колекционер,истиот може да се задржи во фондот,како дејност на фондообразователот или пак по негова желба.Исто така, во фондот може да се најде и архивски материјал од друга институција, која нема никаква врска со него.Во овој случај архивскиот материјал треба да биде попишан и споен со соодветниот фонд, со историска белешка во двата фонда. Така, еден попис се става во досието на личниот фонд, а друг во досието на фондот кон кој е споен споменатиот архивски материјал.Можен важен сегмент од фондот е и неговиот назив. Така, називот на фондот се состои од презимето и името на личноста од чија работа и дејност настанал архивскиот материјал. Освен назив, секој фонд содржи и гранични години , па така на пример се земаат година на раѓање и годината на смртта на личноста со чија дејност фондот настанал. Меѓутоа,граничните години на архивскиот материјал може да бидат и надвор од горенаведените датуми и тоа во случаи кога се сочувани поединечни документи како настани пред раѓањето на фондообразователот (на пример, имотно - правни документи и други списи)или по неговата смрт ( документи во кои се говори за фондообразователот како некролози, говори по повод јубилеи, исечоци од весници и слично). Сепак, за разнообразноста на личниот фонд треба да се состави план или шема на класификација.Ваквиот план е потребен со цел да се покаже редот на извршување на научно-техничката работа на архивскиот материјал, повторно со цел да се востанови обемот, содржината и редоследот во спроведувањето на обележаните етапи во работата и методите за нивно исполнување.Основните работи при класифицирањето на архивскиот материјал се сведуваат на следното:

1. Распоредување на архивскиот материјал во фондот по раздели, групи и подгрупи.
2. Систематизација на материјалот во разделите, групите и подгрупите.
3. Формирање предмети и систематизација на предметите.

На пример, кај еден писател или уметник, видовите документи кои се во врска со разни негови дела, потпаѓаат во поголеми тематски единици,односно групи.Такви се , на пример, писма,акти,белешки во врска со романи,драми новели итн., кои се групираат заедно, додека документи во врска со одделно дело(творба), се групираат пооделно. Во личниот фонд може да се најдат и документи за семејството на фондообразователот тогаш потребно е подетално зафаќање со прашање на двата вида на документи, со тоа што архивскиот материјал што се однесува на семејството треба да се издвои, како и за имотно - правни документи. Кон личните фондови спаѓа целиот архивски материјал што е во сопственост на некој член на семејството, а кој во однос на наследниците нема никакви правни последици. Архивскиот материјал кој не може да се смести во некоја од утврдените групи , се приклучува кон групата - Варија. Во случај кога архивскиот материјал на фондот бил средуван од самиот фондообразовател, грубо средените документи се одделуваат од тие кои немаат никаков знак.Иако целиот архивски материјал бил забележан кај фондообразователот а нема средување, тој материјал се зачувува и се формира во одделни теми. Изработените списоци од страна на творецот на фондот, содржат податоци кои помагаат при запознавањето со архивскиот материјал.Од друга страна ова во голем дел го олеснува и средувањето на документите, бидејќи ги открива и врските на дел од материјалот и токму врз основа на запознавањето на тие врски се доаѓа до полесно средување на останатиот(несреден)архивски материјал.Сето ова не претставува механичка работа , напротив подетално се анализира и се образуваат темите. Со запазување на првобитниот редослед, формиран од фондообразователот, може да се добие јасна слика за развојот на фондот. На тој начин се олеснува процесот на средување на фондот. Во понатамошната обработка се ставаат знаци, па во поголеми целини, тематска припадност и одделни групи кој најмногу одговараат на нивната содржина, а истовремено и најдобро ќе им послужи на барањата и интересите на истражувачите. По образувањето на тематските групи, документите во нив се систематизираат хронолошки, односно по коресподенти.Писмата во врска со некоја општествена функција или пак оние кои се однесуваат на некој судски процес на фондообразователот, се придружуваат кон документите кои се однесуваат на споменатата функција, односно кон документите за конкретниот процес. Кога е зачувано многу големо количество на писма пишувани од еден адресант, тие не можат да се редат по азбучен ред.

Шема за обработка на лични фондови

Документи кои ја прават содржината на еден личен фонд :

• Лични фондови , кои официјално сведочат за животот на творецот на фондот, како што се : крштеница, свидетелства,документи врзани за воена обврска , за сужбата(решенија за поставување, напредување, пензионирање), почесни дипломи, одликувања, лична карта, членски карти, разни уверенија, венчаница, умреница итн.;

• Документи настанати од дејноста, како што се ракописи и печатени дела со забелешки од авторот или други лица, архивскиот материјал произлезен од службената, политичката, општествената, научната, уметничката и друга дејност, зависно од видот на дејноста со која се занимавал творецот на фондот(ракописи на научни и книжевни дела, подготвени материјали, расправии студии, говори, фељтони, патописи, мемоари, дневници, службени извештаи итн.);
• Преписка, официјална и смејна, излезна(концепти) и влезна од различни личности и институции;
• Документи за творечка дејност, кои содржат ракописи од книжевни, музички, ликовни и други трудови на фонообразователот, печатени трудови и слично.
• Илустриран материјал кој посредно говори за творецот на фондот. Овде спаѓаат фотографии, гравури, литографии, негативи, цртежи, портрети, разгледници и слично. Документите се групираат по видови, техниката на изработка, жанр и друго.
• Документи за стопанска дејност;
• Сметководвена документација;
• Разни документи - Вариа;
• Фрагменти од документи

Сите горенаведени групи на документи во архивот стигнуваат на три начини и тоа по пат на откуп од страна на архивот, како депозит или вид на подарок.Токму ваквите лични фондови , можат да ни дадат голем број на податоци за животот и делото на историски важни личности, кои ја чинат општествената трансформација и суштина на една држава или народ.